Desde una perspectiva ecológica, reducir la cantidad de papel que utiliza es clave. El papel se produce a partir de árboles, que son un recurso natural en declive. El papel desperdiciado significa que no solo se desperdicia la madera, sino también los productos químicos y la energía que se utilizaron para procesar el papel. Se recicla más papel que nunca, pero incluso el proceso de reciclaje de papel utiliza energía que se puede ahorrar si se utiliza menos papel en primer lugar. (¡Ni siquiera piense en la cantidad de acero que se ahorra al reducir la cantidad de sujetapapeles que se usan para sujetar el papel!)
Aunque una oficina completamente sin papel puede ser poco realista, la tecnología le permite reducir en gran medida la cantidad de papel que usa en el trabajo. Utilice papel solo cuando sea absolutamente necesario, como para cuestiones de cumplimiento de normativas fiscales y gubernamentales. De lo contrario, utilice la tecnología que esté disponible para usted. Utilice estas sencillas sugerencias para reducir el uso de papel y hacer un buen uso de los dispositivos:
Revise documentos electrónicamente en la pantalla de su computadora, computadora portátil, teléfono celular o PDA (asistente digital personal). Cuanto más utilice la pantalla, más fácil le resultará revisar y editar material sin imprimirlo y sin usar un bolígrafo. Estas herramientas también le permiten trabajar donde quiera que esté y son tan portátiles como el papel.
Utilice el correo electrónico y el acceso a Internet. Los avances en estas áreas permiten que las personas y las empresas combinen el correo electrónico con el fax y la recuperación del correo de voz.
Utilice un escáner para hacer versiones digitales de imágenes o elementos para que pueda intercambiarlos electrónicamente y copiarlos en informes electrónicos.
Tome fotografías con una cámara digital para ahorrar tinta y papel fotográfico si mantiene e intercambia archivos de fotos electrónicamente.
Utilice páginas web, CD, DVD o tarjetas de memoria en lugar de documentos en papel. Los documentos se pueden intercambiar a través de correo electrónico o servidores accesibles si corresponde y en función de su tamaño y necesidades de seguridad. Los reglamentos de la empresa y los documentos de políticas también se pueden publicar en el sistema informático interno (intranet) o en CD o DVD en lugar de imprimirse.
Mantenga los archivos en sistemas de almacenamiento en línea, que permiten la gestión de información electrónica centralizada en una red a la que todos los miembros de la empresa pueden acceder. Estos sistemas en línea pueden reemplazar los sistemas de archivo impresos.
Cuanto más confíe en la tecnología (con copias de seguridad de archivos adecuadas), es menos probable que desee mantener un sistema de archivo en papel para respaldar los sistemas de archivo de su computadora.
Asegúrese de que las personas tengan acceso remoto a la red de la empresa para que puedan acceder al trabajo desde casa u otra ubicación remota sin tener que cargar con un montón de documentos.
Imprimir en ambos lados del papel.
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